Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Calio (calio.nl) est un planificateur de rendez-vous en ligne venu des Pays-Bas. Calio est responsable du traitement pour les données des titulaires de compte, et sous-traitant pour les données que nos clients recueillent via leurs pages de réservation. Des questions sur la protection des données ? Écrivez à support@calio.nl.

2. Quelles données nous traitons

Données de compte

• Nom, adresse e-mail et mot de passe (stocké sous forme d’empreinte chiffrée).
• Nom de l’organisation et réglages tels que le fuseau horaire et la disponibilité.

Données de réservation

• Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone facultatif et réponses aux questions que l’invité remplit en réservant un rendez-vous.
• Date, heure et type du rendez-vous.

Données d’agenda (uniquement en cas de connexion d’agenda)

• Si vous connectez votre agenda Google ou Microsoft 365, nous lisons vos entrées d’agenda uniquement pour déterminer quand vous êtes occupé, et nous y réinscrivons les rendez-vous confirmés.
• Dans notre cache, nous ne conservons que les heures de début et de fin des blocs occupés : donc ni titres, ni descriptions, ni participants de vos rendez-vous existants.

Aide à la recherche par IA lors de la réservation (uniquement si vous l’utilisez)

• Si vous décrivez avec vos propres mots, sur une page de réservation, quand vous souhaitez vous rencontrer, nous envoyons cette phrase, et rien d’autre, à notre modèle de langue chez Mistral AI en France, pour en déduire une préférence de date et d’heure. Votre nom, votre adresse e-mail et le reste de votre réservation n’y sont pas envoyés.
• Les créneaux qui vous sont ensuite proposés, c’est Calio qui les détermine, à partir du véritable agenda de l’organisateur. Le modèle de langue ne choisit aucun créneau, et votre texte n’est pas utilisé pour entraîner des modèles.

L’agent e-mail (uniquement si l’organisateur l’active)

• Un organisateur peut mettre son planificateur en copie d’un échange d’e-mails avec vous. De ce message, nous conservons la première partie du texte, l’expéditeur, l’objet et les personnes concernées, aussi longtemps que nécessaire à la prise de rendez-vous et au maximum 90 jours. L’e-mail lui-même est supprimé de notre boîte après traitement ; nous n’ouvrons pas les pièces jointes.
• Pour déterminer ce qui est demandé dans ce message, cette partie du texte est envoyée au même modèle de langue chez Mistral AI en France. C’est davantage que pour l’aide à la recherche ci-dessus : il s’agit du contenu de votre e-mail, pas d’une phrase saisie dans un champ. Les créneaux ensuite proposés, c’est Calio qui les détermine à partir du véritable agenda ; le modèle ne choisit aucun créneau, et votre texte n’est pas utilisé pour entraîner des modèles.
• Si vous ne le souhaitez pas, la réponse est simple : retirez l’adresse du planificateur de la copie. Sans cette adresse dans l’en-tête, votre message ne nous parvient pas.

Données techniques

• Fichiers journaux (adresse IP, type de navigateur, horodatage) pour la sécurité et le diagnostic.

3. À quoi nous utilisons vos données

• Fournir le service : planifier, confirmer et envoyer des rappels de rendez-vous (exécution du contrat).
• Éviter les doubles réservations via votre agenda connecté (exécution du contrat).
• Sécurité, prévention des abus et diagnostic (intérêt légitime).
• Obligations légales, comme la conservation et la facturation.

Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires et ne les vendons jamais à des tiers.

4. Données utilisateur Google et Limited Use

Pour l’intégration Google Agenda, Calio utilise l’API Google Calendar. L’utilisation et la transmission des informations que Calio reçoit via les API de Google sont régies par la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences Limited Use. Concrètement, cela signifie :

• Nous utilisons les données d’agenda uniquement pour déterminer votre disponibilité et inscrire les rendez-vous Calio confirmés dans votre agenda.
• Nous n’affichons pas ces données, ne les vendons pas et ne les transmettons pas à des tiers.
• Nous n’utilisons pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires et ne nous en servons pas pour entraîner des modèles d’IA (générative).
• Aucun humain n’a accès à ces données, sauf avec votre consentement explicite, à des fins de sécurité ou si la loi l’exige.

Vous pouvez révoquer la connexion à tout moment dans Calio ou via les réglages de votre compte Google. Les mêmes restrictions s’appliquent à une connexion Microsoft 365.

5. Combien de temps nous conservons les données

• Données de compte : tant que votre compte existe. Après suppression, nous effaçons vos données sous 30 jours.
• Données de réservation : tant que le compte de l’organisateur existe ou jusqu’à ce que l’organisateur les supprime.
• Connexions d’agenda : les jetons d’accès et le cache de disponibilité sont supprimés immédiatement lorsque vous déconnectez l’agenda.
• Fichiers journaux : 90 jours au maximum.

6. Où se trouvent vos données et avec qui nous travaillons

Calio fonctionne entièrement sur une infrastructure européenne ; vos données sont stockées au sein de l’UE. Nous ne faisons appel qu’aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture du service, et nous concluons avec eux des contrats de sous-traitance conformes au RGPD :

• Hébergement et base de données : centre de données à Amsterdam (Pays-Bas).
• Envoi d’e-mails : Resend, pour les confirmations, les rappels et les e-mails de réinitialisation de mot de passe.
• Modèle de langue : Mistral AI (France). Pour l’aide à la recherche par IA, uniquement la phrase qu’un invité saisit lui-même ; pour l’agent e-mail, en outre la première partie du texte de l’e-mail dont il est en copie. Voir ci-dessus.

La liste complète des sous-traitants ultérieurs, y compris la partie qui héberge nos sauvegardes, figure dans notre contrat de sous-traitance. Si, en tant que client, vous traitez via Calio les données de vos propres invités, ce contrat s’applique automatiquement à vous.

7. Sécurité

• Toutes les connexions utilisent TLS (https).
• Les mots de passe sont stockés sous forme d’empreinte robuste (Argon2), jamais en clair.
• Les jetons d’accès des connexions d’agenda sont stockés chiffrés.
• Les données des clients sont cloisonnées au niveau de la base de données.

8. Vos droits

Au titre du RGPD, vous avez le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition. Envoyez votre demande à support@calio.nl; nous répondons sous 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre demande, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données ( Autoriteit Persoonsgegevens).

9. Cookies

Calio n’utilise que des cookies fonctionnels, nécessaires à la connexion et au fonctionnement du service. Nous ne plaçons pas de cookies de suivi ou de publicité.

Pour notre propre site, nous comptons le nombre de visiteurs par jour, par quel canal (moteur de recherche, assistant IA, lien ou accès direct) et sur quelle page. Aucun cookie ni stockage de navigateur n’est utilisé pour cela : nous ne conservons qu’un compteur journalier, pas d’adresse IP, pas de données de navigateur et rien qui permette de vous identifier.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. Nous informons les titulaires de compte par e-mail des modifications substantielles. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page.