Privacyverklaring

1. Wie we zijn

Calio (calio.nl) is een online afsprakenplanner uit Nederland en een handelsnaam van Admix Communicatie B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91110203 en gevestigd aan Kratonkade 17, 3024 ES Rotterdam. Calio is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van accounthouders en verwerker voor de gegevens die onze klanten via hun boekingspagina verzamelen. Vragen over privacy? Mail naar support@calio.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens

• Naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash).
• Organisatienaam en instellingen zoals tijdzone en beschikbaarheid.

Boekingsgegevens

• Naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en antwoorden op vragen die de gast invult bij het boeken van een afspraak.
• Datum, tijd en type van de afspraak.

Agendagegevens (alleen bij een agenda-koppeling)

• Als je je Google Calendar of Microsoft 365-agenda koppelt, lezen we je agenda-items uitsluitend om te bepalen wanneer je bezet bent en schrijven we bevestigde afspraken als agenda-item terug.
• We slaan alleen begin- en eindtijden van bezette blokken op in onze cache, dus geen titels, omschrijvingen of deelnemers van je bestaande afspraken.

AI-zoekhulp bij het boeken (alleen als je die gebruikt)

• Typ je op een boekingspagina in eigen woorden wanneer je wilt afspreken, dan sturen we die zin, en verder niets, naar ons taalmodel bij Mistral AI in Frankrijk, om er een datum- en tijdvoorkeur uit te halen. Je naam, e-mailadres en de rest van je boeking gaan daar niet heen.
• Welke tijden je vervolgens te zien krijgt, bepaalt Calio zelf op basis van de echte agenda van de organisator. Het taalmodel kiest geen tijden en gebruikt je tekst niet om modellen te trainen.

De mailagent (alleen als de organisator die aanzet)

• Een organisator kan zijn planner in de cc zetten van een mailwisseling met jou. Van dat bericht bewaren wij het eerste stuk tekst, de afzender, het onderwerp en de deelnemers, zolang het nodig is om de afspraak te maken en hoogstens 90 dagen. De mail zelf wordt na verwerking uit onze mailbox verwijderd; bijlagen openen we niet.
• Om te bepalen wát er in dat bericht gevraagd wordt, gaat dat stuk tekst naar hetzelfde taalmodel bij Mistral AI in Frankrijk. Dat is méér dan bij de zoekhulp hierboven: het gaat om de inhoud van je mail, niet om één zin die je in een vakje typt. Welke tijden er vervolgens voorgesteld worden, bepaalt Calio zelf uit de echte agenda; het model kiest geen tijden en jouw tekst wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
• Wil je dit niet, dan is het antwoord eenvoudig: haal het planner-adres uit de cc. Zonder dat adres in de kop komt jouw bericht niet bij ons binnen.

Technische gegevens

• Logbestanden (IP-adres, browsertype, tijdstip) voor beveiliging en foutopsporing.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

• Het leveren van de dienst: afspraken plannen, bevestigen en herinneren (uitvoering van de overeenkomst).
• Het voorkomen van dubbelboekingen via je gekoppelde agenda (uitvoering van de overeenkomst).
• Beveiliging, misbruikpreventie en foutopsporing (gerechtvaardigd belang).
• Wettelijke verplichtingen, zoals administratie en facturatie.

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze nooit door aan derden.

4. Google-gebruikersdata en Limited Use

Voor de Google Calendar-koppeling gebruikt Calio de Google Calendar API. Het gebruik en de overdracht van informatie die Calio via Google API's ontvangt, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Concreet betekent dit:

• We gebruiken agendagegevens uitsluitend om je beschikbaarheid te bepalen en om bevestigde Calio-afspraken in je agenda te zetten.
• We tonen, verkopen of delen deze gegevens niet met derden.
• We gebruiken Google-gebruikersdata niet voor advertenties en niet voor het trainen van (generatieve) AI-modellen.
• Mensen krijgen geen toegang tot deze data, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming, voor beveiligingsdoeleinden of wanneer de wet dat vereist.

Je kunt de koppeling op elk moment intrekken in Calio of via de accountinstellingen van Google. Voor een Microsoft 365-koppeling gelden dezelfde beperkingen.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens: zolang je account bestaat. Na verwijdering wissen we je gegevens binnen 30 dagen.
• Boekingsgegevens: zolang het account van de organisator bestaat, of tot de organisator ze verwijdert.
• Agenda-koppelingen: toegangstokens en de beschikbaarheidscache worden direct verwijderd zodra je de koppeling verbreekt.
• Logbestanden: maximaal 90 dagen.

6. Waar je data staat en met wie we werken

Calio draait volledig op Europese infrastructuur; je gegevens worden opgeslagen binnen de EU. We schakelen alleen subverwerkers in die nodig zijn om de dienst te leveren, en sluiten met hen verwerkersovereenkomsten conform de AVG:

• Hosting en database: datacenter in Amsterdam (Nederland).
• E-mailbezorging: Resend, voor bevestigingen, herinneringen en herstelmails.
• Taalmodel: Mistral AI (Frankrijk). Bij de AI-zoekhulp alleen de zin die een gast zelf intypt; bij de mailagent ook het eerste stuk tekst uit de mail die in de cc is gezet. Zie hierboven.

De volledige lijst met subverwerkers, inclusief de partij die onze back-ups bewaart, staat in onze verwerkersovereenkomst. Ben je klant en verwerk je via Calio gegevens van je eigen gasten, dan is die overeenkomst automatisch op je van toepassing.

7. Beveiliging

• Alle verbindingen verlopen via TLS (https).
• Wachtwoorden worden opgeslagen als sterke hash (Argon2), nooit leesbaar.
• Toegangstokens voor agenda-koppelingen worden versleuteld opgeslagen.
• Klantdata is op databaseniveau van elkaar gescheiden.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Mail je verzoek naar support@calio.nl; we reageren binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden met de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Calio gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en de dienst te laten werken. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.

Van onze eigen website houden we wel bij hoeveel bezoekers er per dag binnenkomen, via welk kanaal (zoekmachine, AI-assistent, link of rechtstreeks) en op welke pagina. Daar komt geen cookie en geen browseropslag aan te pas: we bewaren alleen een dagteller, geen IP-adres, geen browsergegevens en niets waaraan je te herkennen bent.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.