Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Calio (calio.nl) ist ein Online-Terminplaner aus den Niederlanden und ein Handelsname von Admix Communicatie B.V., eingetragen im niederländischen Handelsregister unter der Nummer 91110203, mit Sitz in Kratonkade 17, 3024 ES Rotterdam. Calio ist Verantwortlicher für die Daten von Kontoinhabern und Auftragsverarbeiter für die Daten, die unsere Kunden über ihre Buchungsseiten erheben. Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie an support@calio.nl.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten

• Name, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt als Hash gespeichert).
• Name der Organisation und Einstellungen wie Zeitzone und Verfügbarkeit.

Buchungsdaten

• Name, E-Mail-Adresse, optionale Telefonnummer und Antworten auf Fragen, die der Gast bei der Buchung eines Termins ausfüllt.
• Datum, Uhrzeit und Art des Termins.

Kalenderdaten (nur bei einer Kalenderverbindung)

• Wenn Sie Ihren Google Kalender oder Microsoft 365-Kalender verbinden, lesen wir Ihre Kalendereinträge ausschließlich, um zu ermitteln, wann Sie belegt sind, und wir tragen bestätigte Termine als Kalendereinträge zurück.
• In unserem Cache speichern wir nur Anfangs- und Endzeiten belegter Blöcke, also keine Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer Ihrer bestehenden Termine.

KI-Suchhilfe beim Buchen (nur wenn Sie sie nutzen)

• Wenn Sie auf einer Buchungsseite in eigenen Worten beschreiben, wann Sie sich treffen möchten, senden wir diesen Satz, und nichts anderes, an unser Sprachmodell bei Mistral AI in Frankreich, um daraus eine Datums- und Zeitpräferenz abzuleiten. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Rest Ihrer Buchung werden nicht dorthin gesendet.
• Welche Zeiten Ihnen anschließend angezeigt werden, entscheidet Calio selbst, auf Grundlage des echten Kalenders des Organisators. Das Sprachmodell wählt keine Zeiten aus, und Ihr Text wird nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.

Der Mail-Agent (nur wenn der Organisator ihn einschaltet)

• Ein Organisator kann seinen Planer ins Cc eines E-Mail-Wechsels mit Ihnen setzen. Von dieser Nachricht bewahren wir den ersten Teil des Textes, den Absender, den Betreff und die Beteiligten auf, so lange es für die Terminabsprache nötig ist und höchstens 90 Tage. Die E-Mail selbst wird nach der Verarbeitung aus unserem Postfach gelöscht; Anhänge öffnen wir nicht.
• Um zu bestimmen, was in dieser Nachricht gefragt wird, geht dieser Textteil an dasselbe Sprachmodell bei Mistral AI in Frankreich. Das ist mehr als bei der Suchhilfe oben: Es geht um den Inhalt Ihrer E-Mail, nicht um einen Satz in einem Eingabefeld. Welche Zeiten anschließend vorgeschlagen werden, entscheidet Calio selbst aus dem echten Kalender; das Modell wählt keine Zeiten aus, und Ihr Text wird nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
• Wenn Sie das nicht möchten, ist die Antwort einfach: Nehmen Sie die Planer-Adresse aus dem Cc. Ohne diese Adresse im Kopf erreicht Ihre Nachricht uns nicht.

Technische Daten

• Logdateien (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel) für Sicherheit und Fehlersuche.

3. Wofür wir Ihre Daten verwenden

• Bereitstellung des Dienstes: Planen, Bestätigen und Versenden von Erinnerungen für Termine (Vertragserfüllung).
• Vermeidung von Doppelbuchungen über Ihren verbundenen Kalender (Vertragserfüllung).
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Fehlersuche (berechtigtes Interesse).
• Gesetzliche Pflichten, etwa Aufbewahrung und Rechnungsstellung.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung und verkaufen sie niemals an Dritte.

4. Google-Nutzerdaten und Limited Use

Für die Google Kalender-Integration nutzt Calio die Google Calendar API. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Calio über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. In der Praxis bedeutet das:

• Wir verwenden Kalenderdaten ausschließlich, um Ihre Verfügbarkeit zu ermitteln und bestätigte Calio-Termine in Ihren Kalender einzutragen.
• Wir zeigen diese Daten nicht an, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht für Werbung und nutzen sie nicht zum Trainieren von (generativen) KI-Modellen.
• Kein Mensch hat Zugriff auf diese Daten, außer mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, zu Sicherheitszwecken oder wenn das Gesetz es verlangt.

Sie können die Verbindung jederzeit in Calio oder über die Einstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen. Für eine Microsoft 365-Verbindung gelten dieselben Einschränkungen.

5. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Kontodaten: solange Ihr Konto besteht. Nach der Löschung entfernen wir Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen.
• Buchungsdaten: solange das Konto des Organisators besteht oder bis der Organisator sie löscht.
• Kalenderverbindungen: Zugriffstoken und der Verfügbarkeits-Cache werden sofort gelöscht, wenn Sie den Kalender trennen.
• Logdateien: höchstens 90 Tage.

6. Wo Ihre Daten liegen und mit wem wir zusammenarbeiten

Calio läuft vollständig auf europäischer Infrastruktur; Ihre Daten werden innerhalb der EU gespeichert. Wir setzen nur Unterauftragsverarbeiter ein, die für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind, und schließen mit ihnen DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge:

• Hosting und Datenbank: Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande).
• E-Mail-Versand: Resend, für Bestätigungen, Erinnerungen und E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts.
• Sprachmodell: Mistral AI (Frankreich). Bei der KI-Suchhilfe nur der Satz, den ein Gast selbst eintippt; beim Mail-Agenten außerdem der erste Teil des Textes der E-Mail, in deren Cc er steht. Siehe oben.

Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter, einschließlich der Partei, die unsere Backups speichert, steht in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie als Kunde über Calio die Daten Ihrer eigenen Gäste verarbeiten, gilt dieser Vertrag automatisch für Sie.

7. Sicherheit

• Alle Verbindungen nutzen TLS (https).
• Passwörter werden als starker Hash (Argon2) gespeichert, niemals in lesbarer Form.
• Zugriffstoken für Kalenderverbindungen werden verschlüsselt gespeichert.
• Kundendaten sind auf Datenbankebene getrennt.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Senden Sie Ihre Anfrage an support@calio.nl; wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht zufrieden sind, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde ( Autoriteit Persoonsgegevens) einreichen.

9. Cookies

Calio verwendet nur funktionale Cookies, die für die Anmeldung und das Funktionieren des Dienstes erforderlich sind. Wir setzen keine Tracking- oder Werbecookies.

Für unsere eigene Website zählen wir, wie viele Besucher pro Tag kommen, über welchen Kanal (Suchmaschine, KI-Assistent, Link oder direkt) und auf welcher Seite. Dabei kommt weder ein Cookie noch Browserspeicher zum Einsatz: wir speichern nur einen Tageszähler, keine IP-Adresse, keine Browserdaten und nichts, woran Sie erkennbar sind.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kontoinhaber per E-Mail. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.