Migrer de Calendly vers Calio : un guide pratique

Ce qui suit et ce qui reste

Il n’y a pas de bouton d’import, et il ne vous apporterait pas grand-chose. Un outil de planification contient peu de données qu’il vaille la peine de déplacer : on y trouve une poignée de types de rendez-vous, vos heures de travail et une liste de rendez-vous majoritairement passés. Ce n’est pas une migration, c’est remplir un formulaire une seconde fois.

Ce que vous emportez, à la main :

• Vos types de rendez-vous : nom, durée, description, marges, lieu.
• Vos heures de travail, plus les exceptions que vous connaissez déjà (vacances, un jour de repos fixe).
• Les questions que vous posez aux invités au moment de réserver.

Ce qui reste :

• Vos réservations passées. Si vous en avez besoin pour vos dossiers, exportez-les depuis Calendly avant de résilier. Ensuite, vous en perdez l’accès.
• Votre URL Calendly. Nous y reviendrons, car c’est la seule partie de la migration qui demande vraiment de l’attention.

Commencez par votre nom, pas par vos réglages

Une chose mérite réflexion avant de créer votre compte : le nom d’organisation que vous saisissez à l’inscription détermine votre lien de réservation. Votre lien devient calio.nl/votre-organisation/votre-type-de-rendez-vous, la première partie étant dérivée de votre nom d’organisation.

Ce nom ne peut pas être modifié par la suite. Saisissez donc ce que vos clients reconnaissent : votre nom commercial, pas votre nom personnel si vous travaillez sous une marque, et rien de provisoire. C’est la seule étape de tout ce guide sur laquelle vous ne pourrez pas revenir.

Recréer vos types de rendez-vous

La plupart des réglages Calendly ont un équivalent direct. Ce tableau est la traduction :

Comptez une demi-heure pour trois ou quatre types de rendez-vous. Commencez par celui que vous partagez le plus souvent ; le reste peut suivre plus tard sans rien casser.

Connecter votre agenda

Connectez Google Agenda ou Microsoft 365 avant de partager votre lien. Sans cette connexion, Calio ne sait pas quand vous êtes déjà occupé, et une double réservation devient une question de temps.

La connexion fonctionne dans les deux sens : Calio lit quand vous êtes occupé et réinscrit les rendez-vous confirmés dans votre agenda. Ce qu’elle ne fait pas, c’est lire vos entrées d’agenda. De vos rendez-vous existants, seules les heures de début et de fin sont conservées, jamais les titres, descriptions ou participants. Choisissez Google Meet ou Teams comme lieu, et le lien apparaît automatiquement dans l’invitation.

Si vous avez plusieurs agendas (professionnel, privé, un agenda d’équipe partagé), connectez-les tous pour le contrôle de disponibilité et choisissez, par type de rendez-vous, dans quel agenda la réservation atterrit.

Le vrai travail : votre ancien lien

C’est là que presque tout le monde se plante, et c’est la seule partie qui ne se règle pas en cinq minutes. Vous ne pouvez pas rediriger calendly.com vers Calio. Ce domaine ne vous appartient pas : il n’existe donc aucune astuce technique qui ferait atterrir vos anciens liens sur votre nouvelle page. La seule solution est de les remplacer vous-même, partout.

Parcourez cette liste. Ce sont les endroits que l’on oublie le plus souvent :

• Votre signature d’e-mail, et celle de tous les autres membres de l’équipe.
• Votre site : page de contact, pied de page, chaque bouton « Prendre rendez-vous ».
• Vos modèles de proposition et de devis, et le pied de page de vos factures.
• LinkedIn (votre profil et votre page entreprise), bio Instagram, X.
• Votre fiche Google Business, qui contient souvent un lien de réservation.
• Les réponses automatiques et les messages d’absence.
• Les QR codes sur vos imprimés, que vous ne pouvez pas mettre à jour. Ceux-là méritent de l’attention.

Ne résiliez pas Calendly tout de suite. Conservez l’abonnement encore un à deux mois après avoir tout déplacé. Tant qu’il est actif, vos anciens liens continuent de fonctionner, ce qui vous laisse le temps de découvrir l’endroit que vous avez oublié. Dès que votre tableau de bord Calendly est resté vide un mois entier, résiliez.

Les rendez-vous déjà planifiés

Laissez-les où ils sont. La tentation de tout ranger proprement dans un seul système est grande, mais déplacer un rendez-vous signifie : annuler dans Calendly et réserver à nouveau dans Calio. Votre invité reçoit alors deux e-mails qu’il n’a pas demandés, et le risque que l’un d’eux dérape dans l’agenda de quelqu’un d’autre est réel.

Deux systèmes côte à côte pendant quelques semaines, ce n’est pas élégant, mais c’est sans danger. Tous deux écrivent dans le même agenda : aucune double réservation n’en découle. Créez les nouvelles réservations dans Calio dès le premier jour et laissez les anciennes s’éteindre.

Ce qui fonctionne autrement

Soyons honnêtes sur les différences, dans les deux sens. Ce que Calendly a et Calio pas encore :

• Les rappels par SMS. Calio rappelle par e-mail, 24 heures et 1 heure avant. Le SMS figure sur la feuille de route.
• L’authentification unique. La connexion avec votre compte d’entreprise arrive ; l’authentification à deux facteurs par application fonctionne, et vous pouvez la rendre obligatoire dans votre organisation.
• Microsoft Exchange sur serveur local. Calendly s’y connecte, Calio non. Si vous utilisez Microsoft 365, cela ne vous concerne pas.

Ce que vous y gagnez :

• iDEAL. Faites payer vos invités à la réservation, en totalité ou en acompte, via Mollie. L’argent va directement chez vous, pas d’abord chez nous.
• Des frais de non-présentation par type de rendez-vous. Visibles à l’avance, facturés après coup sous forme de demande de paiement et jamais prélevés automatiquement.
• La réservation en langage courant. Un invité qui écrit « jeudi après-midi la semaine prochaine » obtient les créneaux correspondants.
• Un parcours invité en français, en néerlandais, en anglais et en allemand.
• Vos données dans l’UE, avec chaque sous-traitant ultérieur nommé, par entreprise et par pays, dans le contrat de sous-traitance. Pourquoi cela vaut plus qu’un drapeau, c’est expliqué dans notre article sur le CLOUD Act.
• Un plan gratuit sans plafond sur les types de rendez-vous. Le plan gratuit de Calendly s’arrête à un seul.

Liste de contrôle

1. Créer le compte avec le nom d’organisation que vos clients reconnaissent.
2. Connecter votre agenda Google ou Microsoft.
3. Définir vos heures de travail, plus les exceptions que vous connaissez.
4. Configurer le type de rendez-vous que vous partagez le plus souvent, et faire vous-même une réservation de test.
5. Vérifier que le rendez-vous a bien atterri dans l’agenda et que la confirmation est arrivée.
6. Ajouter les autres types de rendez-vous.
7. Remplacer votre lien à chaque endroit de la liste ci-dessus.
8. Laisser Calendly tourner encore un à deux mois.
9. Exporter vos réservations historiques, et seulement ensuite résilier.

Les trois erreurs les plus fréquentes

Résilier Calendly tout de suite. Environ deux semaines plus tard, vous trouverez à coup sûr un endroit de plus où figure votre ancien lien. Tant que le compte vit, c’est un désagrément et non un rendez-vous manqué.

Partager le lien avant d’avoir connecté l’agenda. Sans la connexion, Calio ne voit pas vos rendez-vous existants, et quelqu’un réserve en plein sur votre rendez-vous chez le dentiste.

Vouloir tout déplacer d’un coup. Commencez par un type de rendez-vous, faites une réservation de test sur vous-même et construisez à partir de là. Qui perfectionne six types de rendez-vous avant de tester découvre son erreur six fois.