Overstappen van Calendly naar Calio: een praktische gids

Wat je meeneemt, en wat je achterlaat

Er is geen importknop, en die zou je ook weinig opleveren. Een planningstool bevat nauwelijks gegevens die de moeite van het verhuizen waard zijn: wat erin zit is een handvol afspraaktypes, je werkuren en een lijst afspraken die grotendeels in het verleden ligt. Dat is geen migratie, dat is opnieuw invullen.

Wat je overzet, met de hand:

• Je afspraaktypes: naam, duur, omschrijving, buffers, locatie.
• Je werkuren, plus de uitzonderingen die je al kent (vakantie, vaste vrije dag).
• De vragen die je gasten stelt bij het boeken.

Wat je achterlaat:

• Je geboekte afspraken uit het verleden. Wil je ze bewaren voor je administratie, exporteer ze dan uit Calendly vóórdat je opzegt. Daarna kom je er niet meer bij.
• Je Calendly-URL. Daar komen we zo op terug, want dat is het enige deel van de overstap dat echt aandacht vraagt.

Begin bij je naam, niet bij je instellingen

Eén ding is het waard om vóór het aanmaken van je account te bedenken: de organisatienaam die je bij het registreren invult, bepaalt je boekingslink. Je link wordt calio.nl/jouw-organisatie/jouw-afspraaktype, waarbij het eerste deel uit je organisatienaam wordt afgeleid.

Die naam kun je achteraf niet meer wijzigen. Vul dus in wat je klanten herkennen: je bedrijfsnaam, niet je eigen naam als je onder een merk werkt, en niet iets tijdelijks. Het is de enige stap in deze hele gids die je later niet kunt terugdraaien.

Je afspraaktypes opnieuw opzetten

De meeste instellingen uit Calendly hebben een directe tegenhanger. Deze tabel is de vertaalslag:

Reken op een half uur voor drie of vier afspraaktypes. Begin met het type dat je het meest deelt; de rest kun je later toevoegen zonder dat het iets breekt.

Je agenda koppelen

Koppel Google Agenda of Microsoft 365 vóórdat je je link deelt. Zonder koppeling weet Calio niet wanneer je al bezet bent, en dan is een dubbelboeking een kwestie van tijd.

De koppeling werkt twee kanten op: Calio leest wanneer je bezet bent en schrijft bevestigde afspraken terug in je agenda. Wat Calio daarbij niet doet, is je agenda-items lezen. Van je bestaande afspraken worden alleen begin- en eindtijd bewaard, geen titels, omschrijvingen of deelnemers. Kies je Google Meet of Teams als locatie, dan komt de link automatisch in de uitnodiging.

Heb je meerdere agenda's (werk, privé, een gedeelde teamagenda), koppel ze dan allemaal voor de beschikbaarheidscheck, en kies per afspraaktype in welke agenda de boeking moet landen.

Het echte werk: je oude link

Hier gaat het bij vrijwel iedereen mis, en het is ook het enige deel dat niet in vijf minuten klaar is. Je kunt calendly.com niet naar Calio laten doorverwijzen. Dat domein is niet van jou, dus er bestaat geen technische truc die je oude links laat landen op je nieuwe pagina. De enige oplossing is ze zelf vervangen, overal.

Loop deze lijst af. Dit zijn de plekken die het vaakst vergeten worden:

• Je e-mailhandtekening, en die van iedereen in je team.
• Je website: contactpagina, footer, elke “plan een gesprek”-knop.
• Offerte- en voorstelsjablonen, en je factuurvoettekst.
• LinkedIn (je profiel én je bedrijfspagina), Instagram-bio, X.
• Je Google-bedrijfsprofiel, waar vaak een afspraaklink onder staat.
• Automatische antwoorden en afwezigheidsberichten.
• QR-codes op drukwerk, want die kun je niet updaten. Die verdienen dus aandacht.

Zeg Calendly niet meteen op. Houd het abonnement nog een maand of twee aan nadat je alles hebt omgezet. Zolang het actief is, blijven oude links werken en heb je tijd om te ontdekken welke plek je gemist had. Ziet je Calendly-dashboard er een maand lang leeg uit, dan pas opzeggen.

Afspraken die al gepland staan

Laat ze staan waar ze staan. De verleiding is groot om alles netjes in één systeem te krijgen, maar een afspraak verhuizen betekent in de praktijk: annuleren in Calendly en opnieuw boeken in Calio. Je gast krijgt dan twee mails waar hij niet om vroeg, en de kans dat er eentje omvalt in de agenda van iemand anders is reëel.

Twee systemen naast elkaar voor een paar weken is ongemakkelijk maar onschadelijk. Beide schrijven immers in dezelfde agenda, dus dubbelboekingen ontstaan er niet. Zet je nieuwe boekingen vanaf dag één in Calio en laat de oude uitlopen.

Wat er anders werkt

Eerlijk over de verschillen, in beide richtingen. Wat Calendly heeft en Calio (nog) niet:

• SMS-herinneringen. Calio herinnert per e-mail, op 24 uur en 1 uur vooraf. SMS staat op de roadmap.
• SSO. Inloggen via je bedrijfsaccount komt nog; tweestapsverificatie met een authenticator-app kan wel, en kun je voor je hele organisatie verplichten.
• Koppelingen met agenda's buiten Google en Microsoft. Calendly ondersteunt er meer.

Wat je erbij krijgt:

• iDEAL. Laat gasten bij het boeken betalen of aanbetalen, via Mollie. Het geld komt rechtstreeks bij jou binnen, niet eerst bij ons.
• Een no-show-tarief per afspraaktype. Vooraf zichtbaar, achteraf als betaalverzoek, en nooit automatisch afgeschreven.
• Boeken in gewone taal. Een gast die “volgende week donderdagmiddag” typt, krijgt de passende tijden te zien.
• Een Nederlandse gastflow (en Engels en Duits), en een interface in het Nederlands.
• Je data in de EU, met elke subverwerker bij naam en land in de verwerkersovereenkomst. Waarom dat meer is dan een vlaggetje, staat in ons stuk over de CLOUD Act.
• Een gratis plan zonder limiet op afspraaktypes. Bij Calendly stopt het gratis plan bij één.

Checklist

1. Account aanmaken met de organisatienaam die je klanten herkennen.
2. Google- of Microsoft-agenda koppelen.
3. Werkuren instellen, plus je bekende uitzonderingen.
4. Je meest gedeelde afspraaktype opzetten en zelf een proefboeking doen.
5. Controleren of de afspraak in je agenda staat en de bevestiging is aangekomen.
6. De rest van je afspraaktypes toevoegen.
7. Je link vervangen op alle plekken uit de lijst hierboven.
8. Calendly nog één tot twee maanden laten staan.
9. Historische afspraken exporteren, en dan pas opzeggen.

De drie fouten die het vaakst gemaakt worden

Calendly meteen opzeggen. Je vindt gegarandeerd twee weken later nog een plek waar je oude link staat. Zolang het account leeft, is dat een ongemak in plaats van een gemiste afspraak.

De link delen vóór de agendakoppeling. Zonder koppeling ziet Calio je bestaande afspraken niet, en dan boekt iemand precies over je tandartsafspraak heen.

Alles in één keer willen overzetten. Begin met één afspraaktype, doe een proefboeking op jezelf, en bouw van daaruit verder. Wie eerst zes types perfect inricht en dan pas test, ontdekt zijn fout zes keer.