Wechsel von Calendly zu Calio: ein praktischer Leitfaden

Was mitkommt und was zurückbleibt

Einen Import-Knopf gibt es nicht, und er würde Ihnen wenig bringen. Ein Planungstool enthält kaum Daten, die sich zu verschieben lohnen: Drin stehen eine Handvoll Terminarten, Ihre Arbeitszeiten und eine Liste von Terminen, die größtenteils in der Vergangenheit liegt. Das ist keine Migration, das ist noch einmal ein Formular ausfüllen.

Was Sie mitnehmen, von Hand:

• Ihre Terminarten: Name, Dauer, Beschreibung, Pufferzeiten, Ort.
• Ihre Arbeitszeiten, plus die Ausnahmen, die Sie schon kennen (Urlaub, ein fester freier Tag).
• Die Fragen, die Sie Gästen bei der Buchung stellen.

Was zurückbleibt:

• Ihre vergangenen Buchungen. Wenn Sie sie für Ihre Unterlagen brauchen, exportieren Sie sie aus Calendly, bevor Sie kündigen. Danach verlieren Sie den Zugriff.
• Ihre Calendly-URL. Darauf kommen wir zurück, denn das ist der eine Teil des Wechsels, der wirklich Aufmerksamkeit braucht.

Beginnen Sie mit Ihrem Namen, nicht mit Ihren Einstellungen

Über eine Sache lohnt es sich nachzudenken, bevor Sie Ihr Konto anlegen: Der Organisationsname, den Sie bei der Registrierung eingeben, bestimmt Ihren Buchungslink. Ihr Link wird calio.nl/ihre-organisation/ihre-terminart, wobei der erste Teil aus Ihrem Organisationsnamen abgeleitet wird.

Diesen Namen können Sie nachträglich nicht ändern. Geben Sie also ein, was Ihre Kunden wiedererkennen: Ihren Firmennamen, nicht Ihren eigenen Namen, wenn Sie unter einer Marke auftreten, und nichts Vorläufiges. Es ist der einzige Schritt in diesem ganzen Leitfaden, den Sie später nicht rückgängig machen können.

Ihre Terminarten neu anlegen

Die meisten Calendly-Einstellungen haben ein direktes Gegenstück. Diese Tabelle ist die Übersetzung:

Rechnen Sie mit einer halben Stunde für drei oder vier Terminarten. Beginnen Sie mit der, die Sie am häufigsten teilen; der Rest kann später folgen, ohne dass etwas kaputtgeht.

Ihren Kalender verbinden

Verbinden Sie Google Kalender oder Microsoft 365, bevor Sie Ihren Link teilen. Ohne die Verbindung weiß Calio nicht, wann Sie schon belegt sind, und eine Doppelbuchung wird zur Frage der Zeit.

Die Verbindung funktioniert in beide Richtungen: Calio liest, wann Sie belegt sind, und trägt bestätigte Termine in Ihren Kalender zurück. Was sie nicht tut, ist Ihre Kalendereinträge lesen. Von Ihren bestehenden Terminen werden nur Anfangs- und Endzeiten behalten, keine Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer. Wählen Sie Google Meet oder Teams als Ort, und der Link erscheint automatisch in der Einladung.

Wenn Sie mehrere Kalender haben (Arbeit, privat, einen gemeinsamen Teamkalender), verbinden Sie sie alle für die Verfügbarkeitsprüfung und wählen Sie pro Terminart, in welchem Kalender die Buchung landet.

Die eigentliche Arbeit: Ihr alter Link

Hier geht es bei fast allen schief, und es ist der eine Teil, der nicht in fünf Minuten erledigt ist. Sie können calendly.com nicht auf Calio umleiten. Diese Domain gehört Ihnen nicht, also gibt es keinen technischen Trick, der Ihre alten Links auf Ihrer neuen Seite landen lässt. Die einzige Lösung ist, sie selbst zu ersetzen, überall.

Arbeiten Sie diese Liste durch. Das sind die Stellen, die am häufigsten vergessen werden:

• Ihre E-Mail-Signatur, und die aller anderen im Team.
• Ihre Website: Kontaktseite, Footer, jeder „Termin buchen“-Button.
• Angebots- und Offertevorlagen, und die Fußzeile Ihrer Rechnungen.
• LinkedIn (Ihr Profil und Ihre Unternehmensseite), Instagram-Bio, X.
• Ihr Google Business Profile, das oft einen Buchungslink enthält.
• Automatische Antworten und Abwesenheitsnachrichten.
• QR-Codes auf Gedrucktem, die Sie nicht aktualisieren können. Die verdienen Aufmerksamkeit.

Kündigen Sie Calendly nicht sofort. Behalten Sie das Abonnement noch ein bis zwei Monate, nachdem Sie alles umgezogen haben. Solange es aktiv ist, funktionieren Ihre alten Links weiter, und das gibt Ihnen Zeit, die Stelle zu entdecken, die Sie übersehen haben. Sobald Ihr Calendly-Dashboard einen Monat lang leer geblieben ist, kündigen Sie.

Termine, die schon im Kalender stehen

Lassen Sie sie, wo sie sind. Die Versuchung, alles ordentlich in ein System zu bekommen, ist groß, aber einen Termin zu verschieben heißt: in Calendly absagen und in Calio neu buchen. Ihr Gast bekommt dann zwei E-Mails, um die er nicht gebeten hat, und die Chance, dass eine davon im Kalender eines anderen schiefgeht, ist real.

Zwei Systeme nebeneinander für ein paar Wochen ist unschön, aber harmlos. Beide schreiben in denselben Kalender, es entstehen also keine Doppelbuchungen. Legen Sie neue Buchungen vom ersten Tag an in Calio an und lassen Sie die alten auslaufen.

Was anders funktioniert

Ehrlich über die Unterschiede, in beide Richtungen. Was Calendly hat und Calio noch nicht:

• SMS-Erinnerungen. Calio erinnert per E-Mail, 24 Stunden und 1 Stunde vorher. SMS steht auf der Roadmap.
• SSO. Die Anmeldung mit Ihrem Firmenkonto kommt noch; Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App funktioniert, und Sie können sie in Ihrer Organisation verpflichtend machen.
• On-Premise Microsoft Exchange. Calendly verbindet sich damit, Calio nicht. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, betrifft Sie das nicht.

Was Sie gewinnen:

• iDEAL. Lassen Sie Gäste bei der Buchung bezahlen oder anzahlen, über Mollie. Das Geld geht direkt an Sie, nicht erst an uns.
• Eine No-Show-Gebühr pro Terminart. Vorab sichtbar, hinterher als Zahlungsaufforderung berechnet und niemals automatisch abgebucht.
• Buchen in Alltagssprache. Ein Gast, der „Donnerstagnachmittag nächste Woche“ eintippt, bekommt die passenden Zeiten.
• Ein Gästeablauf auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
• Ihre Daten in der EU, mit jedem Unterauftragsverarbeiter nach Firma und Land benannt im Auftragsverarbeitungsvertrag. Warum das mehr ist als eine Flagge, steht in unserem Artikel zum CLOUD Act.
• Ein kostenloser Tarif ohne Obergrenze bei den Terminarten. Der kostenlose Tarif von Calendly endet bei einer.

Checkliste

1. Konto anlegen mit dem Organisationsnamen, den Ihre Kunden wiedererkennen.
2. Ihren Google- oder Microsoft-Kalender verbinden.
3. Ihre Arbeitszeiten festlegen, plus die Ausnahmen, die Sie kennen.
4. Die Terminart einrichten, die Sie am häufigsten teilen, und selbst eine Testbuchung machen.
5. Prüfen, ob der Termin im Kalender gelandet und die Bestätigung angekommen ist.
6. Die übrigen Terminarten hinzufügen.
7. Ihren Link an jeder Stelle aus der Liste oben ersetzen.
8. Calendly noch ein bis zwei Monate weiterlaufen lassen.
9. Ihre historischen Buchungen exportieren, und erst dann kündigen.

Die drei häufigsten Fehler

Calendly sofort kündigen. Etwa zwei Wochen später finden Sie garantiert noch eine Stelle, an der Ihr alter Link steht. Solange das Konto lebt, ist das eine Unannehmlichkeit und kein verpasster Termin.

Den Link teilen, bevor der Kalender verbunden ist. Ohne die Verbindung sieht Calio Ihre bestehenden Termine nicht, und jemand bucht mitten über Ihren Zahnarzttermin.

Alles auf einmal umziehen wollen. Beginnen Sie mit einer Terminart, machen Sie eine Testbuchung bei sich selbst und bauen Sie von dort aus weiter. Wer sechs Terminarten perfektioniert, bevor er testet, entdeckt seinen Fehler sechsmal.